הכשרבוט (וואטסאפ בוט למערך ההכשרות)

Context

פרויקט גילה מעביר הכשרות לארגונים כיצד להתנהל עם חברי הקהילה הטראנסית במקומות העבודה, בארגוני הבריאות, רופאים, פסיכולוגים, מכללות, חברות הייטק (למשל למונייד הזמינו את שירותיהם לאחרונה).

ההכשרות הן בין שעה ל-3 שעות, ומותאמות לסוג הלקוח.

פרויקט גילה הוא הארגון היחידי שמעביר הכשרות לארגונים וחברות כשהמנחים הם מהקהילה הטראנסית.

What is the problem and its effects?

מדובר במערך גדול ומשמעותי לארגון, ועם זאת רבים מהתהליכים הם ידניים ומסורבלים, גם כי מדובר בהכשרות שהן בתשלום, שמביאות הרבה התקשרויות מול הלקוח, תזכורות, ועדכונים של כ-10 מאנדיי בורד שונים לכל שלב בתהליך - יצירת קשר עם הלקוח, לפעמים כמה פעמים, הצעת מחיר, מו״מ, קביעת מנחה, תיאום הכשרה מול 20 מנחים שונים עם זמינויות שונות. התהליך כולו זקוק לייעול, דבר שיפנה יותר זמן לקידום הפרויקט, יצירת תכנים, ושיפור המערך

Current state

1לקוח ממלא טופס הזמנה שמחובר למאנדיי בורד, וכל הניהול של תהליך הסגירה של ההכשרה עד המשוב קורה במאנדיי, במייל, בטלפון ובוואטסאפ בצורה ידנית

בנוסף, אחרי שמתקבל משוב והרבה לקוחות משיבים שהיו חסרים להם נושאים מסוימים, אין התקשרות נוספת מול הלקוח, דבר שעלול ליצור סטיספקשן נמוך יותר

Proposal for solution

Assumptions

שימוש במאנדיי בורדס

Constraints

קלנדלי חינם רק לחשבון אחד ותיאום ההכשרה מתבצע מול המנחה של ההכשרה ומול הלקוח, אפשר לבחור רק אחד בשלב הפרויקט הנוכחי

Metrics for success

increase the time to close a deal by 20%

Technical requirements

תזכורות - צריך לקחת בחשבון סופ״שׁים - א׳ עד ה׳

סמס- ספאם דרך החברת תקשורת חיצונית שנשלח דרכה סמסים בחינם, עברית

וואטסאפ-

טופס לינק - קלנדלי

WhatsApp bot:

Client signs up via monday form, receives a thank you WhatsApp message + materials + Calendly link to set a meeting + sending the meeting details to email address

Upon changing column “לוגיסטיקה” to “נשלחה הצעת מחיר” - user receives a message: “We sent you a quote, we’ll check-in in a few days” (TBD on text)

Monday board does not change to “Quote-Done” in 5 days - user receives a reminder - If “ לוגיסטיקה” column is in status = ״נשלחה הצעת מחיר״ and is NOT “בוטל” or “on-hold”, and not “נקבע מועד ,תיאום” send the user WhatsApp message: “10 days reminder” (TBD on text)

If ״לוגיסטיקה״ column is in status = “

Monday board changes to “Quote-Done”, user receives a calendly to set the time of the course (Project Gila would need to either pay for an extra calendar seat, or we need to somehow tackle this matter) + user receives the calendar link to his email

After the course - user receives a message to fill in the survey

Bot to ask the feedback instead in a monday form - bot to answer some of the raised questions/requests

סטטוס תשלום

יש לשלוח הצעת מחיר

נשלחה הצעת מחיר

פתיחת ספק

יש לשלוח דרישת תשלום

נשלחה דרישת תשלום

מעקב אחרי תשלום

תשלום התקבל (קיימים שניים- לבדוק איזה סטטוס לא בשימוש ולמחוק אותו)

נשלחה קבלה

סטטוס לוגיסטיקה

מועד הכשרה תואם

הכשרה הושלמה

בוטל

Onhold